[vc_row pix_particles_check=»»][vc_column][vc_column_text css=»»]
El multitasking, ¿realidad o mito?
Hoy vamos a hablar de algo que nos afecta a todos, especialmente a quienes vivimos inmersos en el mundo laboral actual: el multitasking, o más bien, la ilusión del multitasking. ¿Qué ocurre realmente cuando intentamos hacer varias cosas a la vez? En este artículo desglosaremos cómo este comportamiento afecta nuestra productividad, qué podemos aprender de los ordenadores para gestionar mejor los cambios de contexto y, finalmente, abordaremos aquellas distracciones que sí vale la pena atender, aquellas que decidimos proactivamente para ayudarnos a calmar el estrés.
Los humanos y nuestra limitada capacidad de atención
Los humanos, al igual que los ordenadores, solo podemos hacer una tarea consciente a la vez. Claro, podemos respirar o hacer latir nuestro corazón, pero eso es obra del piloto automático de nuestro cuerpo. Por eso, cuando intentamos realizar multitasking (o cuando un ordenador hace threading), lo que hacemos en realidad es someternos a cambios de contexto constantes para saltar de una tarea a otra.
Aquí viene el primer dato revelador: los cambios de contexto no son gratis. Cada vez que saltamos de una tarea a otra, nuestro cerebro tiene que «almacenar» la información de lo que estábamos haciendo y «cargar» lo necesario para la nueva tarea. Aunque parece instantáneo, este proceso consume tiempo y energía mental. En los ordenadores ocurre algo similar: el acceso a memoria requiere recursos, y, si se repite constantemente, puede ralentizar el sistema.
El problema en los entornos laborales
En los entornos empresariales, parece que este impacto es subestimado. Es habitual que nos convoquen reuniones de 30 minutos una tras otra, a veces incluso solapándose. Y si tenemos 30 o 60 minutos libres entre reuniones, se espera que nos concentremos de inmediato en el trabajo que tenemos pendiente.
Thrashing: Cómo los ordenadores y los humanos colapsan
Pero, igual que en los ordenadores, esta sobrecarga de cambios de contexto puede llevarnos al «thrashing». En informática, el «thrashing» ocurre cuando un sistema dedica más tiempo a organizar sus tareas que a ejecutarlas. Esto suele suceder cuando los recursos de almacenamiento están sobreasignados y el sistema no puede gestionar todas las tareas en paralelo. Como resultado, el sistema se ralentiza o incluso se bloquea.
Aunque los humanos no usamos ese término, experimentamos algo muy similar: nos sentimos agotados, abrumados y poco productivos.
Responsividad: Humanos vs. ordenadores
Los ordenadores no solo ejecutan tareas en segundo plano, también deben ser responsivos al usuario: reaccionar cuando movemos el ratón, escribimos algo o abrimos una carpeta. Sin embargo aquí, los ordenadores no son como los humanos, porque ellos lo que hacen es determinar el mínimo tiempo posible y la mínima frecuencia posible con la que te pueden hacer caso para que tú no te enteres.
Los que diseñan los sistemas respondieron a la pregunta: «¿Cuántos milisegundos puede tardar el puntero en moverse después de que el usuario mueva el ratón para que parezca inmediato?» La respuesta será la frecuencia con la que estén pendientes del movimiento del ratón.
Los ordenadores, los móviles, y ojo, también los dashboards de Jira, tienen un ciclo de refresco, que puede ser de milisegundos, de minutos, de horas o de semanas según para qué. Pero de esta forma, se pueden organizar mejor las tareas, ya que saben que cada X tendrán que ir a ver qué estás haciendo con el ratón, o tendrán que ir a ver si tienes emails nuevos y traerlos a tu bandeja de entrada.
Nosotros, en cambio, priorizamos la responsividad por encima de nuestras tareas. Estamos en una reunión, pero nos llega un email y lo leemos. Estamos leyendo un informe, y nos interrumpe un mensaje de WhatsApp. Este comportamiento, llevado al extremo, haría que cualquier ordenador colapsara.
Las distracciones reactivas
Aquí es donde surge un concepto clave: las distracciones reactivas. Estas son aquellas que te generan reacción inmediata ante un estímulo. Puede ser una notificación del móvil, una persona interpelándote en la oficina para bajar a por un café, un olor a croissant recién horneado que se cuela por tu ventana y hace que te entre hambre y vayas a almorzar. Y por lo tanto se convierten en prioridad 1 cuando aparecen, ya que es lo próximo que atiendes y resuelves.
Está claro que, al menos en el entorno digital, todas esas notificaciones están diseñadas para captar tu atención y generarte un deseo irrefrenable de atenderlas. En otro artículo hablaremos del papel que juega la dopamina en todo esto de los estímulos reactivos, pero de momento seguimos hablando de las distracciones.
La diferencia entre lo digital y lo analógico
En el mundo analógico, las distracciones son menos frecuentes. Por ejemplo, ¿cuántas veces revisas el buzón de cartas de tu casa? Seguramente no más de una vez al día, ya que esa es la frecuencia con la que la persona de correos deposita las cartas en cada buzón. Esto es así porque el ciclo de entrega del correo postal es diario. Lo que significa que, si te retrasas unos minutos en el envío de una carta, esta llegará un día más tarde.
O cuando las noticias se consumían en un periódico o un noticiario (métodos todavía disponibles). Tú sabías que podías consultar las noticias una vez al día en el noticiario o adquiriendo el periódico y decidiendo cuándo leerlo. Ahora, es posible que recibas notificaciones de las noticias más relevantes para tí, o que te lleguen en forma de tweet, newsletter, etc.
Define tus ciclos de refresco – modo “no molestar”
Ahora bien, tú podrías hacer como tu ordenador, o como el correo postal, y definir un periodo de refresco para atender tus notificaciones. O incluso programarlo. En el caso del móvil, existe el modo “no molestar” y todas las notificaciones de todas las aplicaciones son configurables. Podríamos tener el móvil sin notificaciones y establecer un horario para entrar proactivamente a revisarlas. Por ejemplo de 10:00 am a 10:30 am reviso whatsapps, correos y otras notificaciones y contesto, como una tarea más que planificas en tu horario. Esto transforma las distracciones reactivas en una tarea más en tu To-do list, lo cual te permite encajarlo en tu horario y gestionar mejor ese cambio de contexto que requiere.
Podríamos hablar así de eliminar las distracciones reactivas, ya que en el fondo, todo son tareas que tienes que realizar, más largas o más cortas. El problema es el ciclo de refresco inexistente que tenemos, en el que estamos supeditados a la próxima notificación “push” que nos entre.
Habría más formas de implementarlo, podrías directamente dejar el móvil en otro sitio, pero la verdad que no es muy realista, y además es posible que haya notificaciones a las que sí que quieras asignarles prioridad 1, en mi caso por ejemplo las llamadas, nunca las silencio, e incluso me avisa el reloj en caso de que no tenga el móvil a mano. Y si por ejemplo, tienes hijos, entendería que no silenciaras los chats con ellos, ya que son tu prioridad y quieres realmente permanecer alerta ante cualquier aviso que te den.
No molestar
Yo personalmente me di cuenta de lo liberador que resulta este método por error. Un día observé que no me llegaban mensajes ni correos al móvil, y pensaba que era porque nadie me estaba escribiendo, no le di más importancia aunque me sorprendió. Y cuando yo quise enviarle un whatsapp a alguien, entré a la app y vi que sí que tenía varios mensajes sin leer. Me pareció extraño pero no lo pensé demasiado.
Seguí así unos días y llegué a asumir que o mi teléfono se había desconfigurado o que esa era la nueva forma de actuar de los smartphones. Tras unos 4 o 5 días así, fui a cambiar uno de los ajustes y entonces descubrí que estaba marcado el modo “no molestar”. Claro, cuando lo quité, entraron 500 notificaciones que no había echado de menos en absoluto, como los likes en instagram, o las notificaciones del Garmin. Otras eran correos y mensajes más o menos importantes.
Pero, en cualquier caso, me di cuenta de la inmensa cantidad de notificaciones que recibimos y de la ansiedad que te generan, que, si bien no es perceptible en el día a día, cuando dejas de recibir todos esos estímulos, notas su ausencia.
Determina tu tasa de responsividad
Para poder llevar a cabo este método, tienes que determinar cuál es la expectativa de esas personas que te escriben para recibir una respuesta. Al igual que tu ordenador te presta atención cada X milisegundos y tú ni lo notas, tienes que ver si tus contactos estarían satisfechos con que contestaras máximo 2 veces por día, o 1. En definitiva, haz como los ordenadores, determina tu tasa de responsividad y optimiza tu throughput.
O como dicen Brian Christian y Tom Griffiths, en su libro Algorithms to live by:
“Decide how responsive you need to be – and then, if you want to get things done, be no more responsive than that”
El ejemplo perfecto que me viene a la mente cuando pienso en esta forma de optimizar el tiempo de reactividad son las dailys, y cualquier cadencia de cualquier metodología en general. Una daily, una weekly, una monthly… Da igual la frecuencia, estas reuniones son una de nuestras mejores defensas ante las interrupciones espontáneas y los cambios de contexto constantes.
Distracciones proactivas: Una alternativa saludable
Y en cuanto a optimizar y ser productivos esto está muy bien, pero, ¿y si lo que busco es distraerme de mis estresantes tareas? Simplemente quiero desconectar de lo que estaba haciendo y relajarme un poco. Aquí es donde entrarían las distracciones “proactivas”.
Estamos acostumbrados, en estos casos de necesitar distraernos un poco, a mirar el móvil, y entonces encontrarnos con estas notificaciones que, si bien nos distraen, no dejan de ser mini tareas que tenemos que atender. Y si no hay notificaciones o ya hemos terminado de leerlas o hemos decidido ignorarlas, procedemos a consumir una distracción en la que nosotros somos agentes pasivos, escuchamos o vemos algo: Tik tok, Youtube, Instagram, LinkedIn… Pero, realmente, ¿cómo de proactivo es esto? ¿cuánto decides tú sobre el contenido que consumes en estas plataformas? Más allá de haber entrenado a tu algoritmo haciéndole saber lo que más te gusta y a lo que menos le prestas atención. De alguna forma esto siguen siendo distracciones reactivas donde estamos a merced del contenido que nos sugieren y donde además, actuamos como agentes pasivos, sin desempeñar ninguna acción o elaborar ningún pensamiento complejo antes de que otro post, otro vídeo, otro tweet, entre por nuestra retina.
Entonces, ¿a qué llamo distracciones proactivas? Sencillamente, a aquellas distracciones que sí eliges hacer y eliges lo que haces. ¿Os acordáis cuando, en el colegio, usábamos la última hoja de las libretas para dibujar? Cuando queríamos distraernos, nos íbamos al final de la libreta y empezábamos a dibujar algo, o a escribir algo, o simplemente a colorear alternativamente los cuadraditos de la hoja, formando un patrón. Y aunque sólo fuera esto último, tenías que pensar qué ibas a hacer, tenías que usar tu mano y un boli para hacerlo, tenía un principio y un final, no era muchísimo más divertido que prestar atención, con lo cual tras unos minutos de pintar, podías volver a atender a la profesora sin mucho problema.
Los que empezasteis a trabajar cuando no había smartphones, ¿qué hacíais para distraeros? ¿Y los que empezasteis antes de internet o la popularización de los ordenadores?
Otros ejemplos de distracciones proactivas podrían ser:
- Leer un par de páginas de un libro.
- Preparar un té.
- Dar un paseo corto.
- Resolver un pequeño puzzle.
- Cuidar tus plantas.
No se trata de hobbies, sino de pequeñas pausas que ayudan a recargar energía sin comprometer nuestro enfoque.
Conclusión
El multitasking es un mito. Pero al entender cómo funcionan nuestros cerebros y al adoptar estrategias para gestionar mejor nuestras interrupciones, podemos recuperar el control de nuestra atención.
Define tus ciclos de refresco, prioriza lo importante, y busca distracciones que te permitan desconectar de forma saludable. Al hacerlo, no solo mejorarás tu productividad, sino también tu bienestar general.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
