¿Os ha pasado que en las retrospectivas identificáis acciones de mejora que luego nunca se llevan a cabo? ¿Y que esas mismas acciones vuelven a aparecer en las siguientes retrospectivas como un déjà vu frustrante? Esto es una situación común en muchos equipos ágiles que, si bien logran detectar sus áreas de mejora, se quedan cortos a la hora de implementar cambios concretos. En Scrum, dedicamos tiempo a identificar estas acciones (en las retrospectivas), pero rara vez tenemos un espacio claramente definido para llevarlas a cabo.
Entonces, ¿qué está ocurriendo? ¿Por qué no logramos implementar esas mejoras tan necesarias?
¿Por Qué Fallan las Retrospectivas?
La respuesta radica en que el marco de trabajo Scrum, aunque ofrece el espacio necesario para la reflexión (retrospectiva), no reserva un momento específico para la implementación de mejoras. Sí, es cierto que Scrum es intencionalmente incompleto para que los equipos lo adapten a sus necesidades, pero cuando la carga de trabajo diaria es intensa, esas acciones de mejora se despriorizan. Hay varios intentos para solventar este problema, pero muchos presentan limitaciones:
Estrategias Comunes para la Implementación de Mejoras en Scrum
- Incluir las acciones de mejora en el backlog del sprint: Esto puede funcionar en ciertos contextos, pero conlleva problemas. Las mejoras se ven como tareas individuales, asignadas a una o dos personas, perdiendo el valor del trabajo colectivo. Además, es habitual que estas mejoras sean desplazadas en la lista de prioridades porque no aportan al objetivo inmediato del sprint.
- Asignar un responsable de la acción (y perseguirle): Otra estrategia habitual es asignar a un responsable para cada acción de mejora identificada, confiando en que esa persona la llevará a cabo durante el sprint. Esta técnica puede parecer efectiva a corto plazo, ya que otorga un claro «owner» para cada tarea, pero en la práctica enfrenta dos problemas principales:
- Dependencia del responsable: El éxito de la mejora recae sobre una sola persona, lo que puede limitar la colaboración y la creatividad en la solución.
- Obligaciones del día a día: Las tareas diarias del responsable suelen interferir, relegando la acción de mejora a un segundo plano. Esto obliga al Scrum Master a «perseguir» constantemente al owner, lo que genera frustración y añade carga administrativa al proceso.
- Definir «Sprints de Innovación» o «Sprints Técnicos»: Otra estrategia es la práctica de reservar sprints completos dedicados a la mejora continua. Durante estos sprints, el equipo se concentra exclusivamente en mejoras técnicas, ajustes en el proceso o experimentación sin la presión de entregar funcionalidad al cliente. Sin embargo, esta estrategia tiene desventajas significativas:
- Paralización del desarrollo del producto: Dedicar un sprint completo a la mejora implica detener el desarrollo del producto, lo cual no solo es poco sostenible, sino que también entra en conflicto con la idea de entregas frecuentes y valor continuo del enfoque ágil.
- Difícil de justificar: Convencer a los stakeholders para paralizar la entrega de valor al cliente durante todo un sprint es un reto, especialmente si no se observan resultados inmediatos o tangibles al final del ciclo.
La realidad es que sin un espacio dedicado, las acciones de mejora tienden a desaparecer en el caos del día a día.
La Solución: Introducir el Concepto de «Kaizen Event»
Aquí es donde Lean nos puede enseñar algo muy valioso. En la filosofía Lean, la mejora continua es parte fundamental, y para ello se utilizan los «Kaizen Events». Estos eventos son sesiones estructuradas y dedicadas exclusivamente a implementar mejoras. Veamos de qué se trata.
¿Qué es un Kaizen Event?
Un Kaizen Event es un periodo corto de tiempo (que puede variar desde unas horas hasta varios días) donde un equipo se reúne con un objetivo claro: identificar, analizar y resolver problemas o implementar mejoras específicas. A diferencia de la retrospectiva de Scrum, donde se identifican problemas y se plantean posibles soluciones, un Kaizen Event se centra en la ejecución de esas mejoras, actuando de manera inmediata.
Características clave de un Kaizen Event:
- Enfoque específico: Un Kaizen Event aborda una o varias áreas concretas de mejora. No se dispersa en varios temas.
- Colaboración activa: Todo el equipo participa, eliminando la asignación individual y favoreciendo la construcción de soluciones colectivas.
- Duración definida: A diferencia de las tareas en un backlog, el Kaizen Event tiene un marco temporal claro y definido, lo que fomenta la concentración en la mejora.
- Resultados inmediatos: El objetivo es implementar soluciones en el acto, no solo planificar.
Cómo Integrar los Kaizen Events en Scrum
Proponer que Scrum o cualquier metodología ágil adopte algo del enfoque Lean no es algo radical, sino más bien una evolución natural hacia una mejora continua más efectiva. Aquí algunas ideas sobre cómo hacerlo:
1. Alternar Retrospectivas con Kaizen Events
Si actualmente tu equipo tiene una retrospectiva cada dos semanas, podrías alternar una retrospectiva con un Kaizen Event. Esto significaría tener:
- Una retrospectiva al mes para identificar y reflexionar sobre las áreas de mejora.
- Un Kaizen Event al mes dedicado exclusivamente a implementar las acciones definidas.
2. Retrospectiva + Kaizen Event en Cada Ciclo
Otra opción es hacer ambos eventos en cada ciclo de sprint. Esto asegurará que cada sprint tenga tanto un espacio para reflexionar como uno para actuar. Si bien puede parecer que consume más tiempo, en la práctica mejora la eficiencia del equipo al reducir la acumulación de problemas recurrentes.
3. Organizar Kaizen Events Ad-Hoc
No siempre es necesario ceñirse a un calendario rígido. Los Kaizen Events se pueden organizar según la necesidad. Si identificáis una mejora urgente en una retrospectiva, programad un Kaizen Event específico para abordar ese problema en la siguiente semana. Esto añade flexibilidad sin perder enfoque.
4. Experimentar y Adaptar
Cada equipo es único, por lo que la implementación de Kaizen Events debe adaptarse a la realidad de cada uno. Puede ser interesante comenzar con una prueba piloto durante un par de meses, evaluando resultados y ajustando la frecuencia o el formato de los eventos.
Conclusión: La Clave es Crear Espacio para la Acción
El problema de la falta de implementación de mejoras en Scrum no radica en la metodología en sí, sino en la ausencia de un espacio concreto para la acción. Incluir eventos dedicados a la mejora continua, como los Kaizen Events, no es una idea disruptiva, sino una evolución lógica. Con poco esfuerzo, estos eventos pueden integrarse en la rutina de cualquier equipo ágil, permitiendo que las mejoras no solo se identifiquen, sino que se lleven a cabo de forma efectiva.
Así que, ¿por qué no darle una oportunidad? Experimenta, adáptalo a tu equipo y observa cómo la mejora continua deja de ser solo una idea, para convertirse en una realidad concreta.
